论英语口语如何在商务环境下正确使用

作者:Sorley发表时间:2018-02-22浏览:1849
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学习英语最主要的目的就是获得一技之长,在人才济济的劳动力市场占据一席之地。工作场合要用到的英语口语自然是我们必须掌握的这1000个单词的重要组成部分。

出来混饭吃,当然必须注意我们语言的准确性。让我们来看看以下的场合所需要用到的核心词汇吧。


一、这么谈判,轻松拿下订单

通常人们将谈判视为唇枪舌剑的对抗性运动,或者理解为谈判双方在利益面前势不两立。事实上,谈判是不动干戈地创造双赢的机会,是共同努力的过程。

1. 谈判前应尽可能掌握对方的基本情况、经营策略。正所谓知己知彼才能百战不殆。

掌握的情况应包括export terms(出口情况),unit price(单价),terms of payment (付款方式),credit reference(资信证明),market acceptance(市场销量),price of the sameproduct(同类商品的价格)等等。此外还应使用礼貌、正式的语言和措词,树立专业形象。努力创造和谐的交流气氛,善于倾听、分析和判断,要知道如何适当地反击对方。

2. 要灵活使用讨价还价的技巧,不要接受首次报价或者还价,要意识到大多数公司的产品和服务中包含高额利润。

应分清主次,进退有度,以大局为重,不要因计较微小的得失而失去大买卖;谈判陷入僵局时,可以暂时搁置重要议题,先就较小议题达成协议来推动谈判的继续进行。

3. 把握好坚持和让步的火候,明确自己的交易原则和底线价格,但必要时可以进行适当的concession(让步),让对方有一定的成就感,顺利签下合同。

4. 在制造商提出他的rock bottom price(底价)后,谈判的另一方再次做出了让步,从而conclude a deal(达成了协议)。

5. 商谈价格时也应注意几种不同的terms of payment(付款方式),包括信用证(Letter of Credit,简称L/C);汇付,主要包括电汇(Telegraphic Transfer,简称T/T)、信汇(Mail Transfer,简称M/T)和票汇(Demand Draft,简称D/D)三种;托收(Collection),主要包括付款交单(Documents against Payment,简称D/P)和承兑交单(Documents against Acceptance,简称D/A)两种。

6. 最后,如果双方的谈判没有达成共识,也不应该表现出急躁或不满;要礼貌地向对方表示感谢;向对方重申自己的立场,微笑着离开。


二、每场会议都是你能力展示的舞台

在party(晚会,社交性宴会),at-home party(家庭宴会),tea party(茶会),fancy ball(化装舞会)这些娱乐性较强的会议上,大家一般可以随心所欲地enjoy oneself,不用太过拘泥于礼节和规矩。国外甚至还非常流行pajama party(睡衣派对),在派对上大家会玩一些轻松的小游戏,穿上符合主题的睡衣。

而一些公司的general meeting, general assembly(会员大会),symposium,seminar可能是最让人头疼的了,会议似乎就是个充斥着各种空话的场合。但是会议上所用到的词汇也最固定,最有规律可循。掌握了一些核心的词汇,其实谁都可以去联合国大会上作keynote speech(主题演讲)。

会议的开场可以先客套地说几句感谢词以及对此次会议取得成果的一些期待。

宣布开会即Call this meeting to order,也可以说declare the meeting open,不过这一般用在比较正式的会议上,如果只是公司内部开的小会就没必要这么"装腔作势"了。也可以采用半正式的说法Perhaps we'd better get started/down to business或All right, I think it's about time we get started/going. 较口语的说法有Let's begin/get going或Shall we start?

I know it's a busy day for you all.开会对大多数人来说都是件不情愿的事,所以还是说几句话安抚一下民心吧,Thank you for taking time out of your busy schedule.(感谢你们拨冗而来。)更是提升了这句话的档次。

如果有其他重要来宾的到来,也应该在开场时表示欢迎。It is my great pleasure to welcome.../ I want to thank...for being here. 开场的客套话结束,开始言归正传,陈述会议重点。首先可以说一句概括的话引起大家的注意,如let's run through the major points first(让我们先浏览一下要点),our conference is mainly dealing with...Our focus is on...(会议的重点是……)

可以用the first matter, next on our agenda, next we are going to discuss这些承接词来使整个会议有序的召开。为避免会议变成一个人的独角戏,可以邀请员工发表意见,甚至express one's views fully and freely(畅所欲言)来实现exchange of idea and information,让会议变得不那么枯燥。这里fill somebody in是告知某人某事的意思。

最后到了总结会议内容的时候了,会议的主持人可以再次感谢大家的到场,说明会议fulfill the great part of the agenda(完成了议程的大部分),取得了一些achievements和fruitful results。如果是动员大会,最后一定还要再boost the employee's morale(振奋员工士气),号召大家make joint efforts to achieve further progress(携手努力再创辉煌)。


三、打电话是职场必修课

电话英语也是有一定的讲究的,了解一些常用的打电话时需要用到的词汇有助于我们的交流更好地开展。

一般日常接听电话时我们通常会说This is ...(人名)speaking,对方可能会说:Is this ...(电话号码或人名?)有时如果一时没有听出对方的声音,可以问:Who is this? I don't recognize your voice.(谁呀?我听不出你的声音来。)

如果对方找的不是自己,可以说:Hold onplease.(请稍等。)然后转告对方要通电话的人:You're wanted on the telephone.(有电话找你。),那人如果不在则可以主动提议为对方留言:Would you like to leave a message?(你愿意留个话吗?)对方可能会提出如:Would you mind telling him to call back sometime tomorrow?(明天什么时候请你叫他回我一个电话,好吗?)Would you please tell ...(人名) I called?(请你告诉……说我给他打过电话,好吗?)

打错电话似乎是件很尴尬的事,但是也很常见,如果对方打错了电话,你可以说:You must have dialed the wrong number.(你一定是拔错号了。)如果是你拨错了号,则要为打扰对方而道歉:Sorry, I dialed a wrong number.

如果是公司职员接听正式的商务电话,则要更加注意自己的言辞。因为稍有不慎,可能错过的就是公司的一个大客户。

首先职员应自报家门,说明公司名和自己的名字,并客气地问:How may I help you?在对方说明来意,要找director of human resources(人力资源部主管)后,应首先查实主管在不在,忙不忙,可以说:Just a moment. I'll check to see if she is available/at her desk.(请稍等一下,我去看看她忙不忙/在不在。)电话的另一方也应自报家门,说明这通电话的来意--calling in regards to our meeting next Tuesday(咨询有关下周二会议的事)。

发现主管away from her desk,职员主动提出take a message,对方提出要求,希望have her return my call when she returns to the office,也就是ask her to return my call when she returns to the office(在她回办公室后请她回我电话),并说出自己的office number.

为确保message的准确性,职员可以要求对方重复号码和个人信息:I'm sorry, I didn't quite catch that, could you please repeat the number?(对不起,我没有听清,可以重复一下号码吗?)或just to confirm...再重复一遍电话号码。对方提出tell her to ask for extension 31,extension即接分机号。

如果使用电话预约酒店或其他的服务,可以直接说:I'm calling from New York. I'd like to book a room in your hotel. Receptionist(接待员)会紧接着问:What kind of room would you like, sir? 并问对方的full name, arrival and departure date(入住和登出的日期)。

由于预订酒店通常都必须在固定的时间段前到达酒店,receptionist会问:What time will you be arriving,并说明You'll be expected to be here then.


四、写好商务信函,给客户留下最佳印象

工作的时候,我们少不了要和商务信函打交道,商务信函是联系客户的重要纽带,因此措辞和格式也都有一定的要求。


1. 客户下订单的信函

首先要注意商务信函的格式,现在使用的格式主要有传统的缩头式(the conventional indented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。 缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。 上面这封信函就是用齐头式的格式写的。开头自上至下依次为日期,对方公司的名称、地址。

这封信函首先对对方来函表示感谢thank you for your letter of...,此外对于某月某日来函的询价,深表谢意可说thank you very much for your inquiry of...We are very much obliged by your inquiry dated...We are indebted to your inquiry under date (of)...

接着切入主题,表明了和对方公司建立贸易关系的意愿:We have a keen interest in doing business with you in this line.也可以说:We are willing to establish trade relations with your company(我们愿与贵公司建立商务关系),Please allow us to express our hope of opening an account with you(我们希望与您建立业务往来)。

再接着提出了place a large order(大量订货)的一些前提条件,terms of payment(付款条件),term of Shipment(装运条件),reference(介绍人)。

商务往来中terms of payment主要包括remittance(汇付),collection(托收)和letter of credit(信用证)。这里confirmed irrevocable letter of credit是保兑的不可撤销信用证,其他的信用证还有Documentary Credit(跟单信用证),Clean Credit(光票信用证),Revocable L/C (可撤销信用证),Unconfirmed L/C (不保兑信用证),Sight L/C (即期信用证),Usance L/C (远期信用证)。

最后结语为:We look forward to your favorable reply(静候佳音).

结尾的格式就像平常写的信件一样,yours sincerely或yoursfaithfully.不过注意下面应该先写公司的名字,再写写信人的名字,不然会给人喧宾夺主的感觉。


2. 通知信函

May 8,2004

Shanghai Sunlight Fibire Product Co.,Ltd.20 Huaihai Road

Shanghai,China

Dear Mr.Shao,

We have received with thanks your letter of May 6,2004. We, however, regret to inform you that we are unable to establish business relations with you because we have already been appointed as an agent by a Washington Trade Corporation for the sale of their products.

Under the circumstances, we will not be able to transact with you at least until the agency contract expires. Of course, we filed your letter and the catalogue for our future reference. We may contact you as soon as we are free from the agency

contract.

We thank you again and hope you understand our situation fully.

Yours faithfully,

Ma Lilian

General Manager,Paci? c Standard Trade Co.,Ltd.

这封信函主要的来意是regret to inform you that(很遗憾地通知您),有关道歉我们也可以说:We are deeply sorry for...(我们为……感到很抱歉。)We hope it didn't trouble you too much.(我们希望这并没有给您带来太大的麻烦。)

be in a position to do something 指有权,有办法做某事,be appointed as an agent by...意为被指定为销售其产品的代理商,合同到期可以说agency contract expires或contract finishes,不过前一种说法更正式。后文的free from the agency contract意即解除合同。

catalogue为产品目录,通常在第一次通信时由买方随信附寄,其他随信附寄的材料还有price list(价目表),sample(样品),details of terms(详细资料),purchase contract(购货合同),confirmation order(订单确认书)等等。

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